経理の手作業をAIで自動化｜60分相談のお客様の声

「毎月おなじ作業をくり返しているけれど、これ、もっと早くならないのかな」

そう思いながら、今日も手を動かしている方に読んでいただきたいお話です。

今回ご紹介するのは、現在コミュニティ「あつまれももこの森」にも参加してくださっているA・Sさん。初めて単発相談「おいでよ！ももこの部屋」に来てくださったときのこと。
ご本人の了解をいただいて、お名前等が分からない形でご紹介します。

ご相談 ── 毎年決算期になると、腱鞘炎になる

A・Sさんのお仕事には、毎月かならずやってくる作業がありました。

何百件もあるデータを、前の月のぶんと見比べて、増えた人・減った人を見つけ出すという作業です。

表計算ソフトに、合わないところへ印がつく式は入れてありました。
でも、1件消すたびに行がずれて、式が次々と狂っていってしまう。

決算の時期には、これを何か月分もまとめて。
毎年その時期になると、腱鞘炎になるほどの作業量だったそうです。

しかも、ずっと「合ってるかな」という不安を抱えたまま進めることになる。

ここ、大事なところなのでお伝えしておきますね。
A・Sさんは、さぼっていたわけでも、やり方が下手だったわけでもありません。
「そういうものだ」と思ってやり続けていただけです。

ご相談は60分。この中でやったのは、こんなことでした。

結果、39行がその場で消えました。
手でやったら、何十分もかかっていたところです。

お願いするときのコツも、2つだけ一緒に確かめました。

むずかしい言葉はひとつも使っていません。
お友だちや部下にお願いするときと、同じ言い方で大丈夫なんです。

ここ、気になりますよね。私も最初に確認するところです。

やり方はかんたんで、作業用のコピーを1つ作って、そちらで試すこと。
元のファイルはさわらずに置いておいて、「AIにやってもらった版」と「手でやった版」を分けておきます。

そうすると、結果が合っているかを自分の目で見比べられます。

おすすめは、すでに答えが分かっている過去の月で試してみること。
手作業で仕上げた結果が手元にあるので、「AIでも同じになるか」をその場で確かめられます。

コピーを作ってから試せば、こわれません。元のファイルは、そのまま残っています。
桃子

相談が終わって、その日の夜。A・Sさんからこんなメッセージが届きました。

試しに100件くらいの過去の完成データでテストしてみたところ、わたしが手作業でやったものと一致しました

やり方を残して、次月のものにも着手してみます！

ちょっとDM返信してる間に次月の完了してました、、神

相談したその日のうちに、ご自分で試して、次の月のぶんまで終わっていました。

私がしたのは、道具の場所と、お願いのしかたをお伝えしただけ。
動かしたのは、全部A・Sさんご自身です。

それから、こんな一言も添えてくださいました。

「AIにきけよ！」ってこともいつも答えてくださり、ありがとうございます

これ、遠慮なさらなくて大丈夫です。
「AIに聞けばいいこと」が分かるようになるまでが、いちばん分からないところなので。

手作業が悪いわけでは、まったくありません。
ていねいに確かめながら進めてこられたからこそ、A・Sさんのお仕事は信頼されているのだと思います。

ただ、毎月おなじことをくり返している作業なら、そこはAIがとても得意なところ。

見比べる。数える。並べかえる。
誰がやっても答えが同じになる作業は、任せてしまっていいんです。

そうして浮いた時間を、自分にしかできないことに使う。
お客様と話す時間や、これからのことを考える時間、それから、ゆっくり遊ぶ時間に。

「腱鞘炎になるほどの作業」が、その日のうちに終わってしまう。
そんなことが、いま本当に起きています。

ご自分の作業が当てはまるかどうかは、正直やってみないと分かりません。
でも、こんな作業をお持ちなら、たいてい何か手はあります。

「おいでよ！ももこの部屋」は、60分の単発相談です。
あなたの画面を一緒に見ながら、その場で動くところまでやってみます。

ひとつできたら、十分です。
一緒に、遊ぶ時間をつくっていきましょう。