「文字起こしって、どうやるの？」
先日、ご相談の時間にこう聞かれました。
「Zoomなら、終わった時にはもうできてますよ。ダウンロードするだけです」とお答えしたところ、返ってきたのがこちらです。
「え！？ そもそもMy Notesがない！」
ということで、3つの設定がそろって、やっと出てくる。
今日はその3つを、画面を見ながら一緒に確認していきましょう。
先に、動画でざっと見てみる（26秒・音は出ません）
文字で追いたい方は、このまま読み進めてくださいね。動画と同じ順番で並んでいます。
Zoomの文字起こしは、終わった時にはもうできています
ここ、知らない方がとても多いところです。Zoomは、話した言葉をその場で文字にしてくれています。
「あとから自分で文字に打ち直さないと」でも、「別のアプリに音を入れないと」でもありません。会が終わった時点で、もうできあがっています。こちらは、取りに行くだけです。
その置き場所が、My Notes（マイノート）。ミーティングごとに、日付の順に並んでいきます。
録画とは別ものです。録画をしていなくても、話した言葉のほうは文字で残っています。しかも一度設定してしまえば、次からは自動。毎回ボタンを押す必要はありません。
ところが「My Notesがない」「開いても空っぽ」
「ZOOMの中に、My Notes機能がない！」
「アプリを新しくしたら、My Notesのボタンは出てきた。でも開いたら、まっしろのまま」
これ、操作を間違えたわけではありません。Zoomの最初の設定が、いくつかオフになっているだけなんです。
じゃあ、なんで最初からオンになっていないの？と思いますよね。文字起こしは、話した内容がそのまま文字で残るものです。しかも、ご自分の言葉だけでなく、相手の言葉も一緒に。
主催したZOOMだけでなく、参加したZOOMも主催者が文字起こし設定してあれば、参加したZOOMでも文字起こしがダウンロードできます！
そろえるのは、3つだけ
順番はこのとおりです。
- Zoomアプリを最新にする
- ブラウザ版で「ミーティングの文字起こし」を許可する
- 「My Notesを自動で開始」をオンにする
このあとの画面写真には、押す場所に赤い枠と①〜⑤の番号をつけてあります。番号の順に進めば、そのまま終わりますよ。
その前に：ペンのマークがあるか見てください
設定を始める前に、ひとつだけ確かめておきたいことがあります。
Zoomのミーティング中、画面の上のほうに並んでいるアイコンの中に、ペンのマークはありますか？
あれば大丈夫。そのまま進んでくださいね。
もし見当たらなければ、お使いのZoomのプランや、会社のアカウントの設定で、この機能が使えないようになっているかもしれません。その時は、いくら設定を探しても出てきません。先にここを見ておくと、時間を無駄にせずにすみます。
ステップ1：Zoomアプリを最新にする
まずはアプリの更新から。My Notesは新しめの機能なので、古いアプリのままだと、そもそも出てきません。
Zoomアプリを開いて、右上の丸いアイコン（ご自分の写真や、お名前の頭文字が出ているところ）をクリック。メニューの中の「アップデートを確認」を押すと、新しいものがあれば教えてくれます。
ステップ2：ブラウザ版で「ミーティングの文字起こし」を許可する
ここが、いちばん見落としやすいところです。
この設定はアプリの中ではなく、パソコンのブラウザ（インターネットを見る画面）から変えます。Zoomのサイトにログインして、左のメニューの「設定」から、上の「ミーティング」タブ、左の小さなメニューの「ミーティング内（詳細）」と進んでください。
下のほうへスクロールしていくと、①「ミーティングの文字起こし」が出てきます。右はしの②のスイッチをクリックして、青くしておきましょう。
保存ボタンは探さなくて大丈夫。この画面に保存ボタンはありません。スイッチの下に「変更済み」と小さく出たら、それでもう保存されています。
ステップ3：「My Notesを自動で開始」をオンにする
最後は、Zoomアプリに戻ります。
アプリの「設定」を開いて、③左の「ミーティングとウェビナー」を選んでください。「参加体験」の中に、④「My Notesを自動で開始」があります。⑤のスイッチが、グレーならオフ。クリックして青くしておきましょう。
ちなみにこの3つめ、ミーティング中の画面からも変えられます。さきほどのペンのマークを押すと、こんな項目が並んでいます。
- ミーティングの文字起こしを使用する
- 今後のミーティングのメモ作成を自動的に開始
- 自分用メモでミーティングの文字起こしの使用を全員に許可する
まんなかの「今後のミーティングのメモ作成を自動的に開始」が、いま入れた「My Notesを自動で開始」と同じはたらきをします。アプリの設定でも、ここでも、どちらで入れても大丈夫です。
上のふたつが入っていれば、文字起こしはちゃんとたまっていきます。3つめは、参加してくださった方みんなにも文字起こしを使ってもらう時のものなので、ご自分用に残すだけなら、そのままで大丈夫ですよ。
できた文字起こしは、どこから取り出すの？
設定ができたら、次は「たまった文字起こしを、どこで見るか」です。ここが、ちょっと奥まっています。
Zoomアプリの左のメニューの、いちばん下にある「…（詳細）」をクリック。出てきた中から「ノート」を選びます。
「ノート」の画面が開いたら、青い「My Notesを開く」ボタンへ。左側に、これまでのミーティングが日付の順に並んでいます。
ひとつ開いてみてください。誰が・何時何分に・何を話したかまで、そのまま残っています。
取り出すのは、画面の右上の「…」から「文字起こしをダウンロード」。これで、文字のファイルが手元にやってきます。
画面の作りは、Zoomの更新で少しずつ変わります。同じ名前が見つからない時は、近い言葉を探してみてくださいね。
使う前に、ひとつだけ
便利な分、気をつけたいこともあります。文字起こしをしていることは、相手の方の画面にも出ます。こっそり録るための道具ではありません。
はじめましての方とお話しする時は、「記録のために文字起こしをオンにしていますね」と一声かけておくと、おたがい気持ちよく進められます。
それから、できあがった文字の中には、相手のお話がまるごと入っています。置き場所を決めて、そこ以外に散らばらないようにしておきましょう。
設定のスイッチは、押してもこわれません。間違えて別のスイッチを触っても、もう一度押せば元に戻ります。全部やらなくて大丈夫。今日は、この3か所だけで十分です。
桃子
まずは、文字起こしがたまっていく状態をつくるところから。そのあと何に使えるのかは、また別の回でお話ししますね。
それにしても、「ないんだけど？」で終わらせずに、ご自分で調べて「ここだったよ」と教えてくださる。おかげで、同じところでつまずいた方にも届けられます。ありがたいなあと思います。
「こんな時どうしたらいいの？」デジタルQ&A
デジタルでつまずいた時に、ひとつずつ確認できる記事をまとめています。困った時の小さなお守りみたいに、必要なところから読んでみてくださいね。
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